Dica de Usabilidade 3 - Validação de Dados Atrelada ao Cadastro

Uma excelente dica para organizar bem a sua planilha é ter uma validação de dados atrelada ao seu cadastro (já falamos sobre a importância de ter um cadastro no artigo de como dividir a sua planilha em partes).

1. O que é a Validação de Dados de Lista

A validação de dados é uma funcionalidade do Excel que restringe os valores que podem ser adicionados em determinada célula. Quando você tem um campo da sua tabela que precisa obrigatoriamente conter informações específicas, vale a pena estabelecer uma validação de dados.

Para habilitar a validação de dados em uma célula você precisa selecionar o intervalo desejado, ir na guia DADOS, escolher a opção VALIDAÇÃO DE DADOS e, na janela que se abrir, escolher PERMITIR LISTA, conforme mostrado abaixo:

Observe que depois de escolher a opção lista, você ainda deverá definir qual é a fonte dessa lista. Normalmente basta escolher o intervalo de dados do seu cadastro que no nosso exemplo é o intervalo =Planilha1!$B$4:$B$13:

Com isso, você já consegue ter a lista funcionando nas células desejadas:

Esse tipo de organização da sua planilha evita erros e problemas comuns em arquivos que não usam a validação de dados.

2. Problemas de não ter uma Lista

Ao não usar a validação de dados em uma campo da sua tabela que precisaria ter valor específicos, você deixa sua planilha vulnerável ao erro do usuário. Existem dois erros bastante comuns:

1. Erro de grafia

2. Erro de definição

Nas linhas 5 e 6 você observa erros de grafia, já que o usuário não escreve a palavra CARO ("crao") de maneira correta e nem a palavra PREÇO ("preco"). Já na linha 7, você vê um erro de definição, já que preço está escrito de maneira correta, mas a definição do CADASTRO da planilha havia sido a expressão PREÇO CARO, que na hora de gerar relatórios, não vai coincidir com a palavra PREÇO apenas.

3. Variações Avançadas do uso da Validação de Dados

3.1. Validação de Dados com INDIRETO

Ao invés de usar um intervalo comum, é possível usar um intervalo nomeado junto com a função INDIRETO. Para chegar nesse resultado, primeiro você precisa definir o intervalo nomeado.

3.1.1. Selecione o intervalo e na "caixa de nome" defina o nome do intervalo (no exemplo abaixo eu defini como "tipos")

3.1.2. Agora que você já tem o intervalo nomeado, na validação de dados de lista, adicione ele usando sinal de igual (=tipos), veja

Só existe um pequeno problema para quando você tem muitos campos no cadastro em branco e vai usar uma lista em campos que está a princípio, em branco.

Como você pode ver, o primeiro valor que ele mostra é justamente o valor em branco, deixando que os itens que deveriam estar aparentes "escondidos". Basta fazer a rolagem para cima, mas a verdade é que a usabilidade pode ser melhor e é por isso que vamos ver a próxima variação 

3.2. Validação de Dados com DESLOC

Nesse caso, o que você quer é criar uma fórmula dentro do intervalo da validação de dados que faça com que apenas os itens preenchidos do cadastro apareçam. No nosso exemplo, esses 3:

Com a validação normal, o que vemos é o seguinte:

Como falei, seria necessário fazer a rolagem para cima para conseguir ver todos os itens. Com a função DESLOC dentro da validação, conseguiremos um resultado melhor.

3.2.1. Use a fórmula DESLOC dentro do intervalo de validação assim =desloc(Planilha1!$B$4;;;CONT.VALORES(tipos);1)

Veja que o resultado agora é exatamente o que gostaríamos que ocorresse:

Deixa eu só explicar como se usa a função DESLOC para que você consiga replicar na sua planilha. Ela tem 5 argumentos que você vai utilizar: Ref; Lins; Cols; Altura; Largura

- Ref: É a referência inicial, sempre a primeira célula da sua tabela de cadastro (sem contar cabeçalho)

=DESLOC(Planilha1!$B$4;

- Lins: Quantidade de linhas que você quer deslocar a partir da referência, no nosso caso são zero linhas, então deixamos em branco

=DESLOC(Planilha1!$B$4;;

- Cols: Quantidade de colunas que você quer deslocar a partir da referência, no nosso caso são zero colunas, então deixamos em branco

=DESLOC(Planilha1!$B$4;;;

- Altura: Quantidade de linhas que vão ser mostradas. Não é obrigatório, mas vamos usar a função CONT.VALORES para contar quantos campos não estão em branco no nosso cadastro, isso vai gerar o tamanho do intervalo e impedir que campos em branco apareçam na lista. Veja que eu contei valores do intervalo nomeado "tipos", mas se você quiser, pode usar o intervalo do cadastro normalmente

=DESLOC(Planilha1!$B$4;;;CONT.VALORES(tipos);

- Largura: Quantidade de colunas que vão ser mostradas. Não é obrigatório e nesse caso, basta usar o valor 1, já que só queremos que o DESLOC pegue a coluna onde está o nosso cadastro.

=DESLOC(Planilha1!$B$4;;;CONT.VALORES(tipos);1)


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