Dica de Usabilidade 1 - Dividir Planilha em Partes

Toda planilha pode e deve ser organizada de maneira a facilitar o seu uso e preenchimento. 

1. Estrutura Ideal

A estrutura que usamos em nossas planilhas e recomendamos é essa:

1. Cadastro / Registro

2. Preenchimento / Lançamentos

3. Resultados / Relatórios / Dashboards

Isso não quer dizer que você terá apenas uma aba para cadastro, outra para lançamentos e mais uma para resultados, você pode ter mais se quiser, mas de maneira geral cada aba da planilha vai se enquadrar como um desses tipos.

Para não ter muito trabalho criando a estrutura ideal, use o nosso modelo padrão que já está pronto.

2. Como Criar uma Planilha Bem Dividida

Se você já tem uma planilha pronta, mas acredita que ela não está bem dividida, vou apresentar um exemplo de estrutura que me agrada:

1. Cadastro

O cadastro costuma ser a parte mais simples de se organizar. Basta criar uma tabela, onde você faça o registro de informações essenciais para o uso da planilha. Supondo que estivéssemos usando uma planilha de controle de reclamações, nesse caso, você poderia registrar os tipos de reclamações possíveis. Veja:

Como você consegue observar, basta isso, uma tabela simples. Caso você precise de um cadastro com mais informações é possível adicionar mais colunas e usar um PROCV nos lançamentos para buscar os valores correspondentes ao valor adicionado, veja:

Minha sugestão é que só seja usada uma aba para o cadastro, mas se você tiver tabelas complexas, com muitas colunas, pode fazer sentido criar mais abas de cadastro, onde as informações estejam bem organizadas.

2. Lançamentos

Toda planilha invariavelmente tem um objetivo, seja o controle financeiro em uma planilha de fluxo de caixa ou controle das reclamações feitas do nosso exemplo. A partir do entendimento da função da planilha, é necessário ter uma ou mais abas de lançamentos de informações e preenchimento de dados na planilha. Para o controle de reclamações poderíamos ter as seguintes abas: Data da Reclamação / Tipo / Setor Responsável / Status.

Como estamos falando de lançamentos, vai ser necessário deixar uma quantidade maior de linhas do que havíamos criado no cadastro. Essa quantidade de linhas depende do uso. Nesse caso, supondo que nossa empresa tivesse uma média de 100 reclamações por mês. Se a planilha fosse feita para um controle anual, teríamos que deixar a tabela com umas 1500 linhas (1200 pela média mensal e mais uma sobra para meses que tiverem mais reclamações)

Basta ajustar a formatação de cada coluna e preencher a planilha. Veja que nesse caso, eu adicionei uma fórmula na coluna D para buscar o setor responsável pelo tipo de reclamação de acordo com o cadastrado.

Veja também que na coluna C é essencial ter apenas uma lista com o que foi cadastrado. Nesse caso, faremos isso usando uma validação de dados (guia DADOS > Validação de Dados > Lista).

3. Resultados

Esse é o coração de qualquer planilha. Se você desenvolveu uma planilha e ela não mostra indicadores importantes, provavelmente você não está tirando o melhor dela. A escolha dos indicadores vai variar de acordo com o uso. No nosso exemplo eu consigo pensar em alguns:

1. Quantidade de Reclamações por mês

2. Tipos de Reclamações por mês

3. Setor com mais Reclamações

4. Percentual de Resolução de Reclamações

Ainda existem diversos outros indicadores que a gente poderia analisar, mas só estou te mostrando que se a sua planilha não tiver essa estrutura, provavelmente ela estará deixando a desejar.

Você pode criar uma ou mais abas para os resultados. No nosso exemplo, para gerar resultados para os indicadores 1 e 2 listados, eu faria uma tabela assim:

Usando uma fórmula CONT.SES eu já consegui pegar a quantidade total de reclamações por mês e o total por tipo. Bastaria criar outra aba para o resto dos resultados. Também seria recomendado gerar gráficos desses indicadores e organizar tudo em um dashboard visual.

3. Exemplo da Planilha de Fluxo de Caixa da LUZ:

No exemplo acima eu usei exatamente 3 abas. Vamos ver um novo exemplo da nossa planilha de Fluxo de Caixa:

  1. Plano de Contas - é o cadastro das contas de receitas e despesas que serão usadas para padronizar os lançamentos
  2. Lançamentos - 12 abas mensais com a inserção de receitas e despesas
  3. Relatórios - usam os lançamentos feitos para gerar informações que auxiliem na tomada de decisão

Apesar de ter sua estrutura dividida, ela tem muito mais abas, veja

  1. Plano de Contas -  é o cadastro das contas de receitas e despesas que serão usadas para padronizar os lançamentos
    1. Receitas (Cadastro)
    2. Despesas (Cadastro)
  2. Lançamentos - abas mensais com a inserção de receitas e despesas
    1. Janeiro até Dezembro (Lançamentos)
  3. Relatórios - usam os lançamentos feitos para gerar informações que auxiliem na tomada de decisão
    1. Fluxo de Caixa (Relatório)
    2. DRE (Relatório)
    3. Contas a Pagar e a Receber (Relatório)
  4. Dashboards - usam os lançamentos feitos para gerar informações que auxiliem na tomada de decisão
    1. Anual (Relatório)
    2. Mensal (Relatório)
    3. de Contas (Relatório)
    4. de Receitas (Relatório)
    5. de Despesas (Relatório)

4. Erros Comuns

Para finalizar, vale a pena ficar de olho nesses erros que são cometidos com frequência:

1. Esquecer de usar uma aba para cadastro - já vi mais de uma vez o cadastro ficar "escondido" em uma tabela na mesma aba dos lançamentos. Além de ser ruim de controlar, qualquer edição nessa aba pode desformatar o cadastro

2. Não usar validação de dados nos lançamentos usando o que foi cadastrado - também é comum casos onde a lista da validação de dados é feita manualmente, com os valores escritos dentro da validação. Essa não é uma boa prática, pois quando existe necessidade de mudança, nada está automatizado.

3. Ignorar relatórios com as informações mais importantes da planilha - como falei ao longo deste artigo, só deixar sua planilha com dados e informações de preenchimento não ajudam em nada (ou quase nada) na tomada de decisão

4. Não simplificar os principais indicadores e gráficos em dashboards - pela dificuldade, esse é outro erro bem comum. Apesar de não ser o maior problema do mundo, quanto melhor estiver o layout e quanto mais informações em menos espaço tivermos, maior será a qualidade percebida pelo usuário. Por isso usar dashboards (painéis de controle com indicadores e gráficos) é uma excelente solução.


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